يجب أن تسجل التصريحات لدى الجمارك في فهارس سنوية، على دعائم ورقية أو دعائم الكترونية، وفق الشروط التي تحددها إدارة الجمارك.[2]
يجب أن تحفظ هذه الفهارس والوثائق المتعلقة بالإجراءات الجمركية من قبل المصرحين خلال مدة عشر (10) سنوات ابتداء من تاريخ تسجيل آخر تصريح مفصل متعلق بها.[2]