يجب أن تسجل التصريحات لدى الجمارك في فهارس سنوية، على دعائم ورقية أو دعائم الكترونية، وفق الشروط التي تحددها إدارة الجمارك.
يجب أن تحفظ هذه الفهارس والوثائق المتعلقة بالإجراءات الجمركية من قبل المصرحين خلال مدة عشر (10) سنوات ابتداء من تاريخ تسجيل آخر تصريح مفصل متعلق بها.